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13. Oktober 2021 | News

Buchungsaufwand verringern mit eBanking

Auf dem eBanking-Portal Ihrer Bank können Sie Zahlungen bequem von Zuhause aus erfassen und sparen damit oftmals auch Bankspesen. Bei den meisten Banken lässt sich das eBanking auch mit der Buchhaltung verknüpfen, was den Aufwand für das Erfassen der Buchungen deutlich verringern kann. Da die eBanking-Schnittstellen von vielen gar nicht benutzt werden, möchten wir folgend auf die Vorteile hinweisen. Sowohl A.Twin-Cash 2.0 als auch Agro-Office verfügen über eine umfassende eBanking-Schnittstelle.

Kontoabgleich
Mit der Funktion «Kontoabgleich» kann der Kontoauszug von der Bank heruntergeladen und im Buchhaltungsprogramm importiert werden. Anschliessend kann man den Kontoauszug chronologisch durcharbeiten und aus jeder Transaktion eine oder mehrere Buchungen generieren lassen. Das hat den Vorteil, dass alle Transaktionen auf dem Bankkonto der Reihe nach erfasst werden können. Die Gefahr, dass eine Transaktion beim Erfassen vergessen geht und am Monatsende die Differenz gesucht werden muss, ist mit diesem Vorgehen verschwindend klein.

Buchungsaufwand verringern mit eBanking

Mittels Buchungsvorlagen lassen sich sämtliche wiederkehrenden Buchungen sehr effizient verarbeiten. Als Beispiel nehmen wir die im Kontoauszug aufgeführte Transaktion mit dem Text «Gutschrift Emmi Schweiz». Beim Erstellen der Buchungsvorlage kann man dem Programm mitteilen, dass wenn im Buchungstext der Bank das Wort «Emmi» erscheint, beim Erfassen der Buchung gleich der Buchungstext «Emmi Schweiz, Milchgeld», sowie das Buchhaltungskonto «3431 Milchgeld» vorgeschlagen werden soll. Weil das Programm den Betrag und das Buchungsdatum automatisch von der Bank übernehmen kann, muss anschliessend gar nichts mehr eingetippt werden, die Buchung erscheint immer vollständig erfasst.

Zahlungen erfassen
Sowohl Cash 2.0, wie auch AgroOffice ermöglichen auch das Erfassen von Zahlungen direkt im Programm. Als Unterstützung stellen beide Hersteller eine Scanner-App zur Verfügung, welche das Einlesen von Zahlungen ermöglichen. Die Scanner-App zu Cash 2.0 ist noch etwas im Nachteil, weil diese ausschliesslich die neuen QR-Rechnungen erfassen kann, während AgroOffice sowohl die alten Einzahlungsscheine, wie auch die neuen QR-Rechnungen einlesen kann. Sämtliche erfassten Zahlungen können als Vergütungsauftrag an die Bank übermittelt werden.

Vorgehensweisen mit der eBanking-Schnittstelle
Wir sehen grundsätzlich zwei sinnvolle Vorgehensweisen:

A) - 1. Sämtliche Zahlungen im eBanking-Portal der Bank erfassen (mit Scanner-App der Bank)
     - 2. Ausschliesslich mit dem Kontoabgleich arbeiten 

B) - 1. Sämtliche Zahlungen im Buchhaltungsprogramm erfassen und an die Bank übermitteln
     - 2. Im Kontoabgleich lediglich noch die Gutschrift en und «Kartenzahlungen» resp. Bargeldbezüge erfassen

Variante A minimiert das Fehlerrisiko, da eine Schnittstelle zur Bank wegfällt (das Übermitteln der Vergütungsaufträge). Sie hat zudem den Vorteil, dass sämtliche Geschäftsfälle chronologisch gemäss Bankauszug erfasst werden. Dementsprechend entspricht auch die Belegnummerierung der Reihenfolge des Bankauszuges. Variante B hat den Vorteil, dass die Buchung gleichzeitig mit dem Erfassen der Zahlung erstellt werden kann, also wenn man den Beleg ohnehin schon in den Händen hält. Nachteil dieser Variante ist, dass die Belegnummerierung nicht mit der Reihenfolge des Bankauszuges übereinstimmen wird. Verbucht man bspw. mehrere Zahlungen an unterschiedlichen Daten, kann es sein, dass zwischen zwei Zahlungen eine Gutschrift oder ein Bargeldbezug erfolgt, welcher dann eine Belegnummer erhält, welche nicht zur Reihenfolge des  Kontoauszuges passt. Weiterhin ist das Übermitteln von Vergütungsaufträge anfällig für Fehler. Bei einer einzelnen fehlerhaft en Zahlung (bspw. durch einen Tippfehler) kann der gesamte Vergütungsauftrag abgewiesen werden. Es ist nicht immer einfach, anschliessend die fehlerhaft e Zahlung zu finden, welche den Fehler verursacht. 

Faktura
Verschiedene Bankinstitute haben mitgeteilt, dass die alten Einzahlungsscheine per 30.09.2022 definitiv abgelöst werden. Somit werden ab diesem Datum nur noch QR-Rechnungen möglich sein. Zur Rechnungsstellung können Sie von der Bank vorgedruckte QR-Zahlteile verwenden, ähnlich wie bisher der rote Einzahlungsschein verwendet wurde. Mit der Faktura-Software von AgroOffice lässt sich der QR-Zahlteil gleich mit der  Rechnung drucken. Durch die Verwendung der QR-Rechnung mit Referenznummer (ersetzt ESR, resp. den orangen Einzahlungsschein) lässt sich der Abgleich der Zahlungseingänge weitgehend automatisieren. Durch die Referenznummer kann eine Gutschrift zweifelsfrei der gestellten Rechnung zugewiesen werden. Dieser Abgleich ist in AgroOffice mit wenigen Mausklicken gemacht. Die Referenznummer muss bei der Bank beantragt werden, dieser Service ist in der Regel aber kostenlos. Cash 2.0 verfügt leider über kein Faktura-Modul.

Übung macht den Meister
Jede Umstellung verursacht einen gewissen Initialaufwand. Falls Sie bisher nicht mit eBanking gearbeitet haben, wird das in diesem Fall nicht anders sein. Wir sind aber der Überzeugung, dass sich der Aufwand lohnt, weil das Erfassen von Buchungen deutlich effizienter wird, sobald man den Dreh raus hat. Gerne unterstützen wir Sie beim Einrichten der eBanking-Schnittstelle und erläutern Ihnen das Vorgehen im Programm. Ihr Sachbearbeiter steht Ihnen dabei gerne zur Verfügung.

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